ระบบจัดการคลังสินค้า WMS คืออะไร ? สำคัญอย่างไรต่อธุรกิจ

เชื่อว่าพ่อค้าแม่ค้าออนไลน์คงพอรู้จักหรือเคยได้ยินชื่อระบบ OMS (Order Management System) ซึ่งเป็นเครื่องมือจัดการออร์เดอร์และแพ็กสินค้าที่ช่วยดูแลให้การจัดส่งเป็นไปอย่างราบรื่น ที่มักนำมาใช้ช่วยจัดการออร์เดอร์ แต่ทำไมหลายคนจึงยังพบปัญหาหลังบ้านซ้ำซากเข้ามากวนใจ ทั้งเรื่องสต๊อกไม่ตรง, สินค้าใกล้หมดอายุ, การจัดส่งผิดลำดับ หรือการตามหาข้อมูลสินค้าที่ยุ่งยาก ซึ่งสร้างปัญหาต่อเนื่องมากมายจนส่งผลกระทบต่อการเติบโตของธุรกิจ

นั่นเป็นเพราะว่าการใช้ระบบ OMS อย่างเดียวอาจไม่เพียงพอ ! เพื่อให้การดำเนินงานคล่องตัวและแม่นยำยิ่งขึ้น ธุรกิจอีคอมเมิร์ซจำเป็นต้องใช้ทั้งระบบ OMS และ WMS ร่วมกัน โดย OMS สามารถช่วยจัดการออร์เดอร์ตั้งแต่ต้นจนจบ ขณะที่ WMS (Warehouse Management System) จะคอยควบคุมและจัดการสินค้าภายในคลังอย่างเป็นระบบ ทำให้มั่นใจได้ว่าสินค้าทุกชิ้นถูกจัดการอย่างถูกต้องและมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงขึ้นทุกวัน ทำให้การบริหารจัดการคลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพ กลายเป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมาย

ระบบ WMS คืออะไร

ระบบ WMS หรือ Warehouse Management System คือ ระบบบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งแตกต่างจากระบบ OMS ที่เน้นจัดการคำสั่งซื้อ โดย WMS ถูกออกแบบมาเพื่อควบคุมและจัดการสินค้าคงคลังภายในคลังสินค้าให้เป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ ผ่านการทำงานร่วมกับอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น บาร์โค้ดสแกนเนอร์ เพื่อติดตามและควบคุมกระบวนการต่าง ๆ

ระบบ WMS

ระบบ WMS หรือ Warehouse Management System คือระบบบริหารจัดการคลังสินค้า ซึ่งออกแบบมาเพื่อช่วยควบคุมและจัดการการทำงานภายในคลังสินค้า ให้เป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และแม่นยำ โดยระบบ WMS จะทำงานร่วมกับอุปกรณ์ต่าง ๆ เช่น บาร์โค้ดสแกนเนอร์ RFID หรือแท็ก เพื่อติดตามสินค้าคงคลัง เก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวสินค้า และควบคุมกระบวนการต่าง ๆ ภายในคลังสินค้า

การใช้งานระบบ OMS และ WMS ร่วมกันจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการธุรกิจ ทำให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นไปอย่างอัตโนมัติ จึงสามารถลดความผิดพลาดจากการทำงาน โดยระบบ OMS สามารถส่งข้อมูลคำสั่งซื้อไปยังระบบ WMS โดยตรง เพื่ออัปเดตปริมาณสินค้าคงคลังแบบเรียลไทม์ จึงช่วยลดปัญหาสินค้าขาด หรือล้นสต๊อก อีกทั้งยังช่วยลดเวลาในการประมวลผลคำสั่งซื้อและการเตรียมสินค้า ทำให้การจัดส่งเป็นไปอย่างสะดวกรวดเร็วขึ้น

ทำไมระบบ WMS ถึงสำคัญ ?

ระบบ WMS (Warehouse Management System) หรือระบบจัดการคลังสินค้า เป็นเครื่องมือที่มีความสำคัญอย่างยิ่งในการบริหารจัดการธุรกิจสมัยใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูง โดยมีความสำคัญ ดังนี้

• ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ระบบ WMS จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพภายในคลังสินค้า ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการสินค้าได้รวดเร็ว แม่นยำ และลดความผิดพลาด
• ลดต้นทุน เนื่องจากการทำงานที่แม่นยำ จะช่วยลดการสูญเสียสินค้า รวมถึงลดค่าใช้จ่ายด้านแรงงาน
• ลดความผิดพลาดที่เกิดจากการทำงาน เช่น ความผิดพลาดในการบันทึกข้อมูล ความผิดพลาดในการหยิบสินค้า หรือความผิดพลาดในการจัดส่งสินค้า
• เสริมความยืดหยุ่น โดยสามารถปรับขนาดให้รองรับการเติบโตของธุรกิจ รองรับความต้องการที่หลากหลาย
• เพิ่มความแม่นยำในการจัดเก็บสต๊อค โดยระบบ WMS จะช่วยควบคุมการจัดเก็บสินค้าอย่างละเอียด เช่น จำนวนรวมทั้งหมด จำนวนสินค้าแยกตามล็อต/ วันหมดอายุ จำนวนสินค้าแยกตาม location จัดเก็บ หรือ จำนวนสินค้าแยกตามสถานะ เป็นต้น อีกทั้งยังช่วยเก็บข้อมูลการเคลื่อนไหวของสินค้าทุกชิ้นตลอดระยะเวลาที่สินค้าอยู่ในคลังสินค้าอีกด้วย

ระบบจัดการคลังสินค้า WMS ประกอบด้วยอะไรบ้าง

เบื้องหลังการทำงานของระบบจัดการคลังสินค้าที่มีประสิทธิภาพ ประกอบด้วยฟังก์ชันหลักที่ทำงานประสานกัน เพื่อดูแลสินค้าตลอดเส้นทาง ตั้งแต่การรับเข้ามาจัดเก็บ ไปจนถึงการหยิบ แพ็ก และจัดส่งถึงมือลูกค้าอย่างเป็นระบบ

• การจัดการสินค้าขาเข้า (Inbound Management) : ระบบจะบันทึกข้อมูลสินค้าที่รับเข้ามา ตรวจสอบความถูกต้องเทียบกับใบสั่งซื้อ (PO) และกำหนดตำแหน่งจัดเก็บที่เหมาะสม (Put-away) พร้อมติดบาร์โค้ดเพื่อระบุตัวตนสินค้า
• การบริหารจัดการสต็อก (Inventory Management) : เป็นหัวใจหลักของระบบจัดการคลังสินค้า ที่ช่วยติดตามตำแหน่งและจำนวนสินค้าคงคลังได้แบบเรียลไทม์ สามารถตรวจสอบข้อมูล สถานะ และวันหมดอายุได้ทันที ป้องกันปัญหาสินค้าขาดหรือเกินสต๊อก
• การจัดการคำสั่งซื้อ (Order Fulfillment) : เมื่อมีออเดอร์เข้ามา ระบบจะสร้างใบสั่งงาน (Picking List) พร้อมระบุเส้นทางที่เร็วที่สุดให้พนักงานไปหยิบสินค้า ซึ่งเป็นขั้นตอนสำคัญของบริการ Fulfillment จากนั้นจะเข้าสู่ขั้นตอนการตรวจสอบและบรรจุหีบห่อ (Packing) เพื่อรอจัดส่ง
• การจัดการสินค้าขาออก (Outbound Management) : หลังจากขั้นตอนแพ็คของส่งของเสร็จสิ้น ระบบจะพิมพ์ใบปะหน้าพัสดุ คัดแยกออเดอร์ตามบริษัทขนส่ง และบันทึกข้อมูลการจัดส่ง พร้อมอัปเดตสถานะให้ลูกค้าทราบอัตโนมัติ เพื่อให้สามารถติดตามพัสดุได้

ข้อดีของระบบ WMS ในธุรกิจ

การนำระบบจัดการคลังสินค้ามาใช้ไม่ใช่แค่การอัปเกรดเทคโนโลยี แต่คือการลงทุนที่ช่วยยกระดับการดำเนินงานให้มีประสิทธิภาพและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน โดยข้อดีที่สำคัญซึ่งส่งผลโดยตรงต่อการเติบโตของธุรกิจ มีดังนี้

1. เพิ่มความแม่นยำ ลดข้อผิดพลาด

หนึ่งในข้อดีที่ชัดเจนที่สุดของระบบ WMS คือ การลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) โดยใช้เทคโนโลยีบาร์โค้ดและ QR Code ในการติดตามสินค้าทุกขั้นตอน ตั้งแต่รับเข้า หยิบ แพ็ก และจัดส่ง ทำให้ลูกค้าได้รับสินค้าที่ถูกต้อง

2. เพิ่มประสิทธิภาพและความรวดเร็ว

ระบบช่วยวางแผนเส้นทางการหยิบสินค้าที่สั้นและเร็วที่สุด (Optimized Picking Route) และจัดลำดับงานอัตโนมัติ ทำให้พนักงานทำงานได้เร็วขึ้น ลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาสินค้า ส่งผลให้สามารถจัดการออเดอร์จำนวนมากได้ในเวลาที่สั้นลง

3. ลดต้นทุนการดำเนินงาน

เมื่อความผิดพลาดลดลง ต้นทุนที่เกิดจากการส่งสินค้าผิดหรือการจัดการคืนสินค้าก็ลดลงตามไปด้วย นอกจากนี้ การใช้พื้นที่คลังสินค้าอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุดยังช่วยลดต้นทุนค่าจัดเก็บ และลดความจำเป็นในการจ้างแรงงานเกินความจำเป็น

4. มองเห็นข้อมูลเพื่อการตัดสินใจที่ดีขึ้น

ข้อมูลจากระบบจัดการคลังสินค้า ช่วยให้ผู้ประกอบการมองเห็นภาพรวมสต๊อก และการเคลื่อนไหวได้แบบเรียลไทม์ สามารถนำไปวิเคราะห์เพื่อวางแผนการสั่งซื้อ การจัดโปรโมชัน และคาดการณ์แนวโน้มยอดขายได้อย่างแม่นยำ

เจาะลึก ! ระบบ WMS ช่วยดูแลในด้านใดบ้าง ?

ระบบ WMS มีฟังก์ชันการทำงานที่ครอบคลุมหลายด้าน ช่วยให้ธุรกิจจัดการคลังสินค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ ดังนี้

• การจัดเก็บสินค้า โดยระบบ WMS ช่วยจัดการกระบวนการจัดเก็บสินค้าตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งประกอบด้วย
  • การบันทึกข้อมูลสินค้าที่เข้ามาในคลัง เช่น ชนิดของสินค้า จำนวน จำนวนล็อต วันผลิต และผู้ผลิต
    
  • การบริหารจัดการสต๊อก โดยติดตามปริมาณสินค้าคงคลังในแต่ละรายการแบบเรียลไทม์ ช่วยให้ทราบจำนวนสินค้าที่มีอยู่ในคลังตลอดเวลา
    
  • การจัดเก็บสต๊อกแยกล็อตและวันผลิต เพื่อให้สามารถควบคุมสินค้าที่มีอายุการใช้งานจำกัดได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น สินค้าอาหาร หรือยา
    
  • การจัดเก็บสินค้าแยกโดย Location ที่จะกำหนดตำแหน่งที่ตั้งของสินค้าแต่ละชนิดในคลัง เพื่อให้สามารถค้นหาสินค้าได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
    
  • การระบุตำแหน่งการหยิบสินค้าอัตโนมัติ เริ่มจากการสรุปจำนวนสินค้าภายใต้คำสั่งซื้อทั้งหมด และแจ้งตำแหน่งที่ต้องหยิบสินค้าแต่ละรายการ โดยเรียงลำดับการหยิบสินค้าตามมาตรฐานที่กำหนดไว้ เช่น FEFO FIFO หรือ LIFO เป็นต้น อีกทั้งยังช่วยตรวจสอบจำนวนการหยิบในแต่ละ location ให้ถูกต้องอีกด้วย
    
  • การติดตามสินค้าจนถึงวันที่ออกจากคลัง โดยบันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าตลอดระยะเวลาที่อยู่ในคลัง

• การจัดการเอกสาร ที่เกี่ยวข้องกับคลังสินค้า เช่น ใบรับสินค้า (Goods Receipt), ใบเบิกสินค้า (Pick Lists), ใบส่งสินค้า (Delivery Orders), รายงานสินค้าคงคลัง (Inventory Reports) เพื่อช่วยลดความผิดพลาดในการจัดการเอกสาร ทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น
• การวางแผนและควบคุมการนับสต๊อก โดยนับสต๊อกสินค้าตามแผนที่วางไว้ และเปรียบเทียบกับข้อมูลในระบบ เพื่อตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล
• การควบคุมการเคลื่อนย้ายและปรับสต๊อก โดยติดตามการเคลื่อนย้ายสินค้าภายในคลังและปรับปรุงข้อมูลสต๊อกให้เป็นปัจจุบัน หลังจากมีการเคลื่อนย้ายสินค้า
• การสืบค้นประวัติการเคลื่อนไหว ตั้งแต่รับสินค้าเข้า จนถึงการจัดส่งนำออก
• การจัดการสินค้าตีกลับ โดยแยกประเภทสินค้าของดี ของเสีย และควบคุมการจัดเก็บ เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนการคืนสินค้าให้แก่ผู้ผลิต หรือผู้จำหน่าย
• การจัดการการขนส่ง โดยวางแผนเส้นทางการขนส่ง และเลือกผู้ให้บริการขนส่ง พร้อมติดตามสถานะ
• การรายงาน โดยสร้างรายงานเกี่ยวกับสินค้าคงคลังและการเคลื่อนไหวของสินค้า พร้อมวิเคราะห์ข้อมูลจากรายงาน เพื่อนำไปใช้ปรับปรุงการทำงาน

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับระบบจัดการคลังสินค้า

ทำไมผู้ประกอบการถึงควรใช้ระบบ WMS

เพราะ WMS ช่วยแก้ปัญหาหลังบ้านที่วุ่นวายได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะผู้ที่เพิ่งเริ่มต้นขายของออนไลน์ และต้องการสร้างระบบที่เป็นมืออาชีพ ช่วยลดข้อผิดพลาด เพิ่มความเร็ว และลดต้นทุนแฝง ทำให้มีเวลาไปโฟกัสกับการตลาดและการขาย

การใช้บริการ WMS ต้องใช้เงินเท่าไหร่

ค่าใช้จ่ายจะแตกต่างกันไปตามขนาดและลักษณะของธุรกิจ โดยทั่วไปจะคิดค่าบริการตามการใช้งานจริง (Pay-per-use) ซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยต่าง ๆ เช่น จำนวนรายการสินค้า (SKUs), ปริมาณออเดอร์ต่อเดือน, พื้นที่จัดเก็บที่ต้องการ และบริการเสริมพิเศษอื่น ๆ การขอใบเสนอราคาโดยตรงจะทำให้ทราบค่าใช้จ่ายที่แม่นยำที่สุด

ระบบ WMS เกี่ยวข้องกับโลจิสติกส์อย่างไร

WMS คือส่วนประกอบสำคัญ ภายใน กระบวนการโลจิสติกส์ ถ้าโลจิสติกส์คือการเคลื่อนย้ายสินค้าทั้งหมด WMS ก็เปรียบเสมือนสมองของคลังสินค้า ที่คอยสั่งการทุกอย่างให้เป็นระบบ ตั้งแต่การรับเข้า, จัดเก็บ, หยิบ, แพ็ก, และเตรียมจัดส่ง การมี WMS ที่ดีจะทำให้คลังสินค้าทำงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ซึ่งส่งผลให้กระบวนการโลจิสติกส์โดยรวมมีประสิทธิภาพสูงขึ้นจะเห็นได้ว่าระบบจัดการคลังสินค้านั้นมีประโยชน์กับธุรกิจมาก ๆ ในทุกแง่มุม เพื่อช่วยให้คุณสามารถโฟกัสกับธุรกิจได้เต็มที่ โดยไม่ต้องมานั่งกังวลเรื่องหลังบ้านในการบริหารจัดการ หากคุณสนใจบริการ Fulfillment เราพร้อมเป็นพาร์ทเนอร์ดูแลธุรกิจของคุณให้เติบโตไปพร้อมกัน ติดต่อเราได้ที่ โทร. 098-9919356 Facebook : Scaleup Fulfillment Line : Scaleup Fulfillment